Case Theatro São Pedro

Digitalização constante no mais importante palco do sul do Brasil.

O Theatro São Pedro possui um programa responsável por unificar a venda online, a venda física, a operação do estacionamento e os envios de e-mail para possíveis compradores de seus espetáculos. Diariamente, centenas de dados são gerados a cada cliente atendido, e estes dados depois são utilizados para redesenhar os processos de atendimento, de venda e de produção. A organização dos dados, a personalização dos recursos e as possibilidades de venda oferecidas pelo programa deram ao teatro um lucro com vendas que ele jamais havia tido em toda a sua história mais que centenária.

Guri de Uruguaiana no Theatro São Pedro

O nosso primeiro contato com o Theatro São Pedro aconteceu em 2016. Na ocasião, a principal preocupação do teatro era resolver o gargalo em suas vendas online. A ferramenta terceirizada utilizada pelo São Pedro não respondia às especificidades da operação cotidiana e isso vinha desagradando os compradores e a equipe. A despeito do mau serviço recebido, o São Pedro pagava um valor alto. Era necessário desenvolver uma solução personalizada que tratasse de contornar uma série de problemas:

Parte da operação estava engessada Parte da operação estava engessada, porque software de venda online utilizado até então era ineficiente e inalterável. A equipe estava sem autonomia A equipe estava sem autonomia, porque o cadastro de novos eventos não podia ser feito internamente e rapidamente. A operação era pouco prática A operação era pouco prática, porque o sistema de venda online e o sistema da bilheteria não se comunicavam. Era preciso aumentar receitas Era preciso aumentar receitas, porque os órgãos de cultura passavam por enxugamento de gastos e isso afetava a operação.

Como boa parte dos problemas envolviam a venda de ingressos, tratamos de inicialmente instalar os nossos módulos de venda. Disponibilizamos um painel para cadastro de eventos e o integramos ao site do São Pedro. Criamos um mecanismo de exportação de relatórios para alimentar o sistema de venda física e possibilitar a integração dos dados de venda. Com a sua plataforma própria, o teatro parou de pagar taxas para vender os seus ingressos e passou a ganhar taxas a cada venda executada, aumentando lucros à medida em que novos recursos iam sendo implementados para atender a exigências da equipe de operação e dos clientes finais.

Ingresso Eletrônico no Theatro São Pedro

Resolvido o gargalo inicial, nossa equipe começou a estudar outros processos existentes dentro do teatro para jogá-los para dentro do sistema personalizado que já estava construído. Após a instalação de mais módulos, a venda de estacionamento também migrou para dentro do sistema. Hoje, o mesmo painel é capaz de administrar a lotação dos espetáculos e o fluxo do estacionamento. Melhor do que isso, é capaz de cruzar os dados de ambos para formar perfis bastante completos de clientes, prever receitas e planejar ações.

Role para a direita para ver o restante da tabela:

Software atualmente em operação Hardware atualmente alocado
Sistema de venda de ingressos eletrônicos integrado com à bilheteria. Verificadores Intermec Cn3 operando na entrada do espetáculo para validar ingressos.
Sistema de venda de tickets de estacionamento integrado ao site e às cabines de monitoramento de tráfego. Sistemas de catracas Sanvitron integrados ao sistema de tickets, liberando passagem de carros após leitura de QR Code.
Gerador de relatórios de rendimento e calculador de métricas de desempenho coletando dados em todos os guichês. Roteador Wireless TP-Link TL-WR940N garantindo a conexão de todos os pontos de operação com o sistema online que une os dados.

Para oferecer material de trabalho à equipe de comunicação do teatro, ainda integramos os sistemas de venda ao software que a equipe já utilizava para enviar e-mails aos consumidores finais. A coleta diária de dados, desta forma, converteu-se também em ferramenta de remarketing: agora, o cliente que loga para comprar entra automaticamente em uma lista de envio de e-mails, passando então a ser avisado toda vez que a programação receber algum evento que possa lhe interessar, aumentando a visibilidade da agenda. Bom, é assim que o Theatro São Pedro está hoje:

Equipe de operação mais autônoma Equipe de operação mais autônoma cadastrando e monitorando eventos sem necessitar da ajuda de terceiros. Clientes finais mais satisfeitos Clientes finais mais satisfeitos em contato diário com um software construído especialmente para as suas necessidades. Vendas potencializadas Vendas potencializadas com os clientes fidelizados recebendo avisos de novos eventos pelos quais possam ter interesse. Nova fonte de receitas Nova fonte de receitas com o teatro lucrando diretamente sobre a venda dos ingressos com sua plataforma própria.

Maior ocupação no estacionamento Maior ocupação no estacionamento com tickets vendidos pelo site do teatro, juntamente com os ingressos dos espetáculos. Menos filas Menos filas com verificações eletrônicas e possibilidade de compra online prévia de ingressos e serviços. Vendas potencializadas Menor risco de falha humana com softwares e hardwares auxiliando a equipe de operação em todos os pontos de trabalho. Segurança na tomada de decisões Segurança na tomada de decisões com o trabalho sendo organizados a partir de dados extraídos direto da operação.

Atualmente, a instalação do São Pedro caminha para uma nova fase, que deverá automatizar ainda mais processos. A meta é, até o final do primeiro semestre de 2019, migrar para dentro do sistema o cadastro de sócios da Associação de Amigos do Theatro São Pedro, realizando cobrança mensal automática e possibilitando campanhas digitais para o aumento de assinaturas. Também trabalharemos na informatização completa da venda de ingressos, potencializando a venda online e digitalizando uma nova camada de processos na bilheteria física.

Sobre o case do São Pedro

A administração de um teatro é uma tarefa bastante complexa. Não à toa, diversos teatros terceirizaram esta administração ao longo dos últimos anos junto a empresas especializadas. O Theatro São Pedro, no entanto, tem um histórico de manutenção da sua autonomia independente do cenário, e claramente resistia à tendência de terceirização quando começou a trabalhar conosco. Desde o primeiro momento, entendemos que esta autonomia tão defendida passaria, antes de tudo, pelo aumento das possibilidades financeiras do teatro, então priorizamos a entrega de ferramentas que trariam ganho financeiro em curto prazo. O desenvolvimento de um sistema capaz de cumprir tarefas diárias também dispensou a necessidade de aumentar a equipe de operação diante do aumento do fluxo de pessoas nos espetáculos, o que evitou que o teatro precisasse trazer gente de fora para operar de maneira saudável. Ao mesmo tempo em que reconhecemos ter atingido estabilidade na instalação, a quantidade de usuários que passam pelo teatro todos os dias exige a melhoria constante na segurança, na performance e na quantidade de recursos, por isso temos uma equipe alocada exclusivamente neste cliente, sempre de olho em possíveis tendências ou vácuos que o sistema geral possa ocupar.

Carlos Viegas Carlos Viegas
(Diretor de produto encarregado do projeto)